Services et missions Wedding ou comment s’assurer d’un mariage parfait

Planifier et organiser un mariage dans ses moindres détails est devenu un métier à part entière.

Face à cet événement privé qui doit répondre à de nombreuses traditions et culture, les tendances et la mode, le wedding planner devient le prestataire indispensable pour aider les couples à organiser un mariage qui leur ressemble. Et la tâche confiée n’est pas toujours simple selon les différentes exigences tant de la part des mariés que des familles respectives. Si l’empathie, l’écoute et la compréhension des souhaits est la base dans le choix d’un organisateur de mariage, il n’est pas toujours facile de comprendre les différentes missions d’un wedding planner entre la communication et la négociation avec les fournisseurs, la coordination des évènements, la gestion logistique….

Cet article vous permettra d’une part de mieux comprendre le métier et les services proposées par un wedding planner et d’autre part vous aidera à choisir votre wedding planner qui saura vous entendre et vous offrir un mariage parfait.

Comme pour jouer une partition de grande musique, il faut un chef d’orchestre

Comme pour tout évènement qu’ils soient privés ou professionnels, traditionnels ou de prestige, le plus gros de la préparation se fait en amont du jour de l’évènement. Si certains évènements demandent un préparation calendaire courte, pour une cérémonie de mariage, cela n’a échappé à personne, la préparation et la planification doit s’œuvrer plusieurs mois à l’avance.  Selon que vous organisiez vous-même votre mariage ou que vous confiez cette organisation à un wedding planner, le temps de préparation et de coordination pourra varier.

Véritable chef d’orchestre spécialisé dans le mariage, entrepreneur, manager, le wedding planner prendra à son compte différentes missions planifiées dans un ordre précis, respectant à la lettre le temps imparti et offrira aux intéressés un réel service d’accompagnement et de coaching et toujours dans le respects des exigences et volontés des familles engagées dans le mariage.

Un wedding planner, un seul objectif, plusieurs missions

1-     La préparation en amont : une coordination sans faille des événements

La coordination des événements et le respect du calendrier et de la date de la cérémonie constitue la base de la mission d’un wedding planner.

Plusieurs mois ou semaines avant le jour J, après étude des souhaits, du budget et de l’environnement souhaité, l’organisateur de mariage commence par la sélection minutieuse du lieu de mariage par une consultation et une négociation avec les meilleurs prestataires. Etude des devis, services proposés, visites des salles ou domaines de mariage avec les mariés,  faire le meilleur choix dans le lieu de mariage répondra parfaitement à l’ambiance et au déroulement du Jour J.

Dans cette partie , rien ne doit être laissé au hasard, il est important pour le wedding planner d’ajuster parfaitement la synchronisation de la cérémonie tout comme les différents couts par rapport au budget engagé par les futurs mariés. Supervision des installations pour le confort de tous les convives, disposition des tables et des sièges, configuration de la piste de danse, décoration de la salle selon le thème choisi, la restauration disponible ou l’engagement d’un traiteur extérieur sont des éléments importants étudiés dans le moindre détail par le wedding planner. Il réfléchira à éviter toute perturbation et trouver des solutions secondaires comme dans le cas d’une cérémonie, du cocktail ou repas de mariage prévu à l’extérieur, les aléas de la météo ou tout changement qui pourrait survenir en dernière minute. Ses capacités d’adaptation, d’ajustement et de réactivité sont fondamentales avant et pendant la journée du mariage.

2 – Une communication constante et transparente avec les futurs mariés et les prestataires

Toujours basés sur les volontés et souhaits du couple, définis lors de la phase initiale de consultation qui sert de fondation pour créer une organisation de mariage attendue, le weeding planner communiquera constamment avec ses clients. Informer de l’avancement et des mises à jour régulières,  des changements à opérer, réévaluation des budgets par poste, l’intérêt du wedding planner est aussi et surtout d’intégrer au maximum les futurs mariés dans leur projet de mariage tout en restant dans la transparence.

L’intérêt des relations entre professionnels du mariage

En parallèle, grâce à ses capacités de communication, le professionnel du mariage a pour mission de communiquer régulièrement avec les prestataires et surtout garantir les prestations de qualité avant le mariage et le jour J. L’avantage de faire appel à un négociateur dans un domaine particulier est de bénéficier des meilleurs prestations et prix. En effet, les relations entre professionnels sont toujours bénéfiques pour les particuliers, la notoriété et les compétences de chacun sont valorisés ce qui permet d’obtenir des garanties dans les prestations et des prix plus facilement négociables.

Compétent dans leur domaine dans l’évènementiel, les prestataires de mariage savent communiquer efficacement dans le but d’obtenir des contrats mais surtout d’offrir la garantie d’une vision d’organisation de mariage cohérente respectant le concept initial.En développant et en maintenant ces canaux de communication ouverts, le wedding planner s’assure que chaque mariage bénéficie d’une collaboration fluide et d’une compréhension mutuelle entre toutes les parties prenantes.

3  –  Etude des devis et respect des budgets alloués

Dès le début de la planification, le wedding planner étudie le budget défini par les futurs mariés pour l’organisation du mariage. Il pourra ainsi définir les possibilités de prestations par poste. Rien n’est figé, le wedding planner saura s’ajuster s’il le faut si un budget est trop juste ou trop important pour tel ou tel prestation. Le but du prestataire organisation de mariage est de négocier au mieux les couts des prestations tout en préservant la qualité des services.

4 –  Respect des traditions et suivi des dernières tendances mariage

Les wedding planners sont affutés aux derniers tendances dans le domaine du mariage. Dans leur expérience du métier, ils savent aussi parfaitement répondre aux exigences des cultures et des traditions. Pour guider les futurs mariés et être forts en proposition tant dans les thèmes du mariage, les concepts de la décoration accessoirisée ou florale, le wedding planner doit connaitre le monde du design en termes de mariage, les différentes cultures mariage du monde, les nouvelles tendances et innovation en matière d’évènements.

Pour cela, les wedding planners passent beaucoup de temps à explorer des sources variées telles que les magazines spécialisés, sites et blogs de mariage français ou étrangers… pour rester à l’avant-garde des traditions et idées émergentes. Cette recherche ne se limite pas seulement à l’esthétique du mariage, mais s’étend également aux innovations technologiques susceptibles d’ajouter une touche moderne aux mariages. Sachez tout de meme qu’un organisateur de mariage expérimenté, exerçant depuis plusieurs années offrira un riche panel d’idées de cérémonies de mariage.

5 –  Respect du calendrier : l’assurance d’une gestion logistique méticuleuse

Réussir l’organisation d’une mariage en amont et lors du jour J est un exercice de précision de haut vol. C’est la plus grande inquiétude des futurs mariés et aussi une des raisons principales de faire appel à un wedding planner. Ce professionnel du mariage assure et garantie une synchronisation totale et réglée comme du papier à musique.

Cette tâche complexe commence dès le début de la planification, impliquant la réservation minutieuse des prestataires de mariage, et la coordination des multiples aspects logistiques. Depuis la réservation du traiteur et du photographe jusqu’à la gestion d’arrivée des prestataires,  les hébergements des convives jusqu’au places de parking chaque détail doit être orchestré avec une précision absolue. Cette approche méticuleuse vise à garantir que chaque élément s’emboîte parfaitement, créant ainsi une expérience sans accroc pour les mariés et leurs invités.

6 –  L’assurance d’une adaptation parfaite à tous les imprévus

Les imprévus lors d’un événement d’une journée ou d’un week-end, qu’il s’agisse de modifications de planning, de variations météorologiques soudaines, ou de changements de dernière minute sont inévitables. Le tout est de savoir tout orchestrer et avoir la faculté de s’adapter parfois à la minute prés.

C’est tout l’art du wedding planner.  Pour cela nous vous conseillons vivement à choisir la formule wedding planner : coordination du jour J .

Lire notre article sur le sujet : Prestations d’un wedding planner, combien ça coute ?

Une  wedding planner compétente saura agir rapidement et aura toujours prévue une solution secondaire pour résoudre le problèmes tout en maintenant la qualité et la cohérence de l’événement. On comprend aisément que cela exige non seulement une préparation préalable en anticipant les éventualités, mais aussi une capacité à rester calme sous pression et à trouver des solutions créatives. L’adaptabilité face aux changements de dernière minute ne se limite pas à la résolution de problèmes opérationnels, mais s’étend également à la communication avec les clients et à la gestion des attentes.

 

Les meilleurs wedding planners démontrant cette flexibilité deviennent des artisans agiles capables de transformer les défis en opportunités, assurant ainsi que chaque mariage demeure exceptionnel et unique.